如果你在工作中需要接触各类表格，那么就会知道，在 Excel 表格中标记序号是很常见的一个需求。比如说，像这样的签到表，往往就会列出具体的序号在表格当中。
签到表中的序号
当然，签到表的序号非常简单，在实际的工作场景中，我们还会遇到许多其它的场景，要给表格加上序号。这篇文章，我们就围绕标记序号这件事情，来展开说一说各个相关的小技巧。
从需求和场景说起
在谈具体的技巧之前，我们先来说说，哪些场景下，需要给表格加上序号。
1. 打印出来的纸张
最直接的场景，就是这个表格需要打印出来供人观看或填写，这时候有序号就会方便很多。
无论是前面提到的签到表，还是名单表等等，由于打印出来的纸张，脱离了 Excel 中的行标和列标，这时候往往需要人为补上一列序号，方便在打印出来的纸张中定位行数。这样，签到表可以很快速地统计出有多少人签到了；名单表有了序号，人们在交流时可以方便地互报行数来定位……
2. 了解表格中的数据量
在表格中，我们往往会需要关心一共有多少行数据。如果这个表格没有任何的表头，那么数据量就等于 Excel 提供的行标。
不过，很多时候一个表格往往会有数行的表头，来展示表格的名称、每列的标题、备注说明等信息。这时候 Excel 的行标就并不能真实地反映数据量了。
如果自己去算，需要记住表头占了几行，再用 Excel 的末尾行标减去，未免显得不够直观。这时候加上一列序号，可以方便地一眼就知道当前表格的数据量。
3. 多人间的表格协作
尽管 Excel 提供了相关的协作功能，但在实际的工作时，还是经常免不了互传 Excel 协作的情况。对方如果在表格中间增删了数据，要找出来这几行就相对比较麻烦。这时候如果人为地给表格加上序号，就能很方便地定位到有增删行的地方了。
另外，有时候在工作中，还会出现这样的协作情景：把一个大表格拆分成数个小表格，分配到不同的人进行处理，最终再统一汇总。前段时间我就有一个工作，需要把一张大表拆分成近 40 张小表格，这时候加上序号，无论是追踪数据的处理，还是最终汇总回一张大表格，都能起到不小的帮助。
静态序号的处理技巧
说完了需求和场景，接下来就进入正题，来说一说 Excel 中序号相关的技巧。主要会分成两个部分：静态序号和动态序号。这两者有什么区别呢？其实很好理解，静态序号就是一旦生成，就不会再发生变动了。例如一个签到表的序号，是不会发生改变的。而动态序号则会随着表格的增删、筛选等，序号也会随着动态地发生变化。
⏬ 点此下载示例文档
这一节我们就先来说说静态序号的处理。
对许多人来说，在 Excel 中最熟悉的序号小技巧，就是在头几行输入几个数字后，选中它们，然后双击右下角的小加号，序号就会自动生成。不过，这个小技巧是有先决条件的：要填充序号的那一列，其相邻列必须是有数据的，否则双击不会自动填充。而且填充的行数，默认是和相邻列有内容的行数是一致的。
双击填充序号
那除了这个人人皆知的双击小技巧之外，接下来我们就说几个额外的，这些小技巧有些可能看似微不足道，但能提升我们的操作效率；有些则能应对特定场景下的生成序号的需求。
能省一步是一步：学会使用 Ctrl 键
比如说我们现在需要制作一个 30 人的签到表，需要生成 1–30 的序号。这个事情其实并不复杂，类似的使用场景也很多。只要稍微会一点 Excel，基本会这样操作：
第一行输入 1 → 第二行输入 2 → 选中 1 和 2 → 下拉右下角的小加号，直到序号 30
之所以要输入 1 和 2 两个数字，是因为如果只输入 1，然后直接下拉右上角的小加号，Excel 默认会重复 1 这个数字，而不是生成序号。其实，只需要一个快捷键 Ctrl（macOS 则是 Option 键），就可以大大简化这个步骤，变成：
第一行输入 1 → 按住 Ctrl 键下拉右下角的小加号，直到序号 30
当只有一个数字时，按住 Ctrl 键，会使 Excel 变为生成序号。相对应的，如果你分两行输入了 1 和 2，这时候再按住 Ctrl 键下拉右下角的小加号，则会让 Excel 循环生成 1 和 2 这两个数字。
可见，Ctrl 键在这里起到的作用，实际上是让 Excel 的默认行为反过来：
- 单个数字下拉，默认重复该数字，按住 Ctrl 键则变成填充序号；
- 多个数字下拉，默认生成序列，按住 Ctrl 键则变成重复数字；
当然，这并不是唯一的路径。直接下拉单个数字 1 生成重复的多个 1 之后，也可以点选悬浮的选项按钮，切换为「填充系列」，也可以生成序号。不过，这些方法始终不如掌握使用 Ctrl 键来得简单快捷。
在悬浮按钮中选择「填充系列」
大批量生成序号：使用「系列」功能
刚刚 30 人的签到表只是小菜一碟，无论哪种方法都能搞定。不过，假设现在人数更多一些，例如制作一场有 500 人参加的婚礼签到表呢？
这种表的特点在于，序号先于内容产生。其实如果有内容就好办了，无非就是双击一下的事情，Excel 就自己把序号都填充好了。但如果我们要在没有内容的时候，预先定义好序号，用不了双击大法，难道只能靠自己手动下拉来填充吗？
数据量少的时候还好，而一旦要下拉填充的行数多了，不仅仅是拖得麻烦的问题。从 1 拖到 500 行，尤其是序号快填充到接近最大值时，由于滚动得越来越快，这时候需要精确地操控鼠标，渐渐慢下来，最终序号要不超出了一些，要不还没到最大值，总之都需要再次人工编辑修正。
其实，Excel 提供了一个名为「系列」的功能，不需要手工下拉拖动，就能快速地批量生成序号。你可以在菜单的「编辑 - 填充 - 系列」中找到这个功能。乍一看这个名字有点奇怪，其实主要是翻译得比较生硬，对应的英文名称实际是「Series」，翻译成序列可能会更好一些。
Excel 中的「系列…」功能
在实际使用中，只需要按照这个步骤操作：
- 在起始单元格中输入初始序号，如数字 1；
- 打开「系列…」功能，在默认选项的基础上，调整为「系列产生在：列」，并填写「终止值」，如 500；
- 最终确定后，相应的序号就生成了；
使用「系列…」功能生成序号 1–500
其实，除了批量生成大量的序号外，如果你仔细看一看「系列…」功能的选项，还会发现这个功能还有许多其它的用途。例如，调整「步长值」可以生成等差数列；调整「类型」可以生成等比数列；最方便的是，如果你想批量填充每一列的序号，要知道，在 Excel 中即使有内容存在的情况下，双击填充也只能向下面的行填充，而不能向右侧的序填充，这时候用「系列」功能，只需要选择为「系列产生在：行」就可以了。
合并单元格后填充序号
在《玩转 Excel 中的合并单元格》一文中，我们介绍了各种和单元格合并的小技巧。不过，合并后的单元格，如果想给他们标上序号，会发现不那么顺利。例如，当我们想给示例文件中的营业网点加上序号时，无论是双击填充、手动下拉，还是刚刚介绍的「系列」功能，都没法用了，Excel 会提示「若要执行此操作，所有合并单元格需大小相同」。
合并单元格后，无法使用常规方法标记序号
这时候怎么办呢？难道只有一个一个手动填写序号吗？这时候，可以利用函数 + 批量填充的组合技来帮忙。这个组合技是这样的：
- 选中所有合并的单元格；
- 在第一个单元格内，如下图中，输入 = MAX($A$2:A2)+1；
- 按下 Ctrl-Enter（macOS 中是 ⌘Command-Enter），批量填充所有单元格；
为合并单元格批量填充序号
这个组合技的原理，其实思路非常简单。由于序号是自增的，我们只要保证每一个合并单元格的序号，都比上一个合并格子中的 +1，然后使用 Ctrl-Enter 组合键，批量填充就可以了。
可以看一下这个 Max 函数是如何发挥作用的，它的功能是找出指定区域内，最大的那个数值。当在第一个合并单元格填入 = MAX($A$2:A2)+1，由于 A2 中是文本，这时候最大的数值是 0，所以我们人为 +1，得到 A3:A7 合并区域中的第一个序号：1。接下来，使用批量 Ctrl-Enter 批量填充后，在第二个合并单元格 A8:A11 中，Excel 会默认生成公式 = MAX($A$2:A7)+1，而此时 A2:A7 区域的最大值是 1，再这个基础上再增加 1，就得到了第二个序号。以此往复，最终就快速地把所有合并单元格中的序号生成了。
自定义序列
如果你是公司的行政，肯定遇到过这样的场景：全公司团建活动时，要给每个员工分组。为了增加部门之间的接触，一般会把同部门的人拆散到不同的组当中。
这时候，一般会拿出员工名册，然后给每个人重复序号，例如分成五个队的话，就重复生成 1–5 的序号，同个数字的人分为一组。在 Excel 中想要重复生成某段序号，其实靠前面提到的按住 Ctrl 键下拉，或者借用函数，都可以实现。但是，有没有更好的办法呢？
其实，这时候可以用到 Excel 提供的「自定义序列」功能。在设置中找到这个选项，你可以自定义五个队的名字，如「红队、蓝队、绿队、黄队、紫队」。
在 Excel 的选项设置中，找到「自定义序列」功能
这个时候，你只需要在第一个单元格中输入红队，然后直接双击填充，Excel 就会按照这个自定义序列，如下图所示，按照「红队、蓝队、绿队、黄队、紫队」来重复生成了。
使用自定义序列快速生成分组
动态序号的处理技巧
说完了这几个静态序号的处理技巧，接下来就到了动态序号。当表格的内容没有最终确定时，可能会发生增删行的情况，这时候，如果是静态的序号，删去一行，中间就会跳过一个数字；增加一行，中间就会空着一行没有数字。然而，表格如果使用动态序号，这些问题就不复存在了，随着行数的增删，序号也会自动更新。
使用 ROW() 函数和表中表
要实现动态序号，最简单的就是使用 Row 函数。Row 函数的作用非常简单，它会返回你引用单元格所在的行标。而如果你将函数的参数略去，那么 = ROW() 会直接返回该单元格所在的行标。
Row 函数返回引用单元格的行标
因此，如下图所示，我们想要动态序号的话，只需要使用 ROW 函数填充第一列就可以。由于 A3 这个格子，实际对应的序号是 1，因此，只需要用公式 Row()-2，并双击填充就可以了。这时，当你再删去一行时，序号会自动更新成连贯的。不过，当新增一行时，多出来的那一行序号是空着的，有没有办法，也能让它自动填上，从而一步到位呢？
使用 ROW 函数动态填充序号
要做到这一点并不难，只需要建立一个「表中表」，即选中当前内容区域，从菜单「插入 - 表格」中来创建表。
在「插入 - 表格」中创建表
表中表的概念可能会让许多人感到疑惑，因为 Excel 本身不就是一个表格了吗？为什么又把当前内容再插入了一个表格呢？如果使用过 macOS 中的 Numbers，可能就会对这个概念好理解一些。在 Numbers 当中，一个 Sheet 中，可以插入多个表格（Table），由于 Numbers 的界面展现形式，不像 Excel 默认铺满了所有的位置，表格之间还可以随意拖动叠加。
Numbers 当中一个 Sheet 插入多个表格
Excel 中的表中表，虽然和 Numbers 的表中表不尽相同，但也是类似的概念。实际上，Excel 中的「表中表」，也是一个宝藏功能，改天可以另起一篇文章单独来谈。但简单来说，在 Excel 中创建了表中表后，这块表格区域在新增行时，会自动在新的一行中，保留上下行中的公式。
这样一来，从下图中你可以很直观地对比看到，在原有表格中，新增一行时，插入的是空白行。而在表中表区域中新建一行时，序号那一列会保留 ROW 函数的公式，因此序号就已经自动标上了。
表中表区域中新建一行时，会自动填充上序号
在筛选后保持序号不乱：AGGREGATE 函数
在许多情况下，我们会需要将一张大表经过筛选过，多次打印。例如，全年级的成绩 Excel 表，对于教务主任来说，可能希望一次性全量打印，并显示全年级成绩排名的序号。而同样一张大表，可能还需要分班级筛选后，打印每个班级的成绩情况。自然，我们希望每次筛选后，如果序号能实时地随着筛选内容而更新，就不需要人工再去处理序号了。
但在默认情况下，即使运用了 ROW 函数，只要表格一经筛选，序号就如下图一般，割裂了。
筛选后，序号就割裂了
有没有办法，能在筛选后，让序号随着筛选出的内容一起更新呢？这时候就要用到 AGGREGATE 函数了。这个函数非常强大而又独特，它有点像一个函数的函数，其基本参数是这样的：
= AGGREGATE(计算函数, 忽略值, 数据区域)
它的强大之处在于，「计算函数」中，你可以指定一种函数，如是计算平均值，还是计数，或返回最大值等等。而独特之处在于其「忽略值」，它是 Excel 所有函数中，少数几个可以仅对当前没有被隐藏的数据进行运算的函数。这里限于篇幅，想要了解更多的话，可以参见 Office 的官方帮助文档。
在实际使用中，只需要在 A3 单元格内，输入 = AGGREGATE(4,5,$A$2:A2)+1，并向下填充就可以了。我们来理解一下：
- 5：表示忽略隐藏行内的数据；
- $A$2:A2：指定的数据区域，随着下拉填充区域不断扩大；
不难理解，它运作的原理，和前文中合并单元格序号技巧一样，都是利用了 Max 函数，使下一行基于上一行的基础上，增加 1。所以这个 AGGREGATE 的公式，长得和合并单元格序号技巧的公式 = MAX($A$2:A2)+1，两者非常像。唯一的区别在于，AGGREGATE 函数可以选择忽略值，这里的参数 5 代表着会忽略掉隐藏行。这样，当筛选过后，隐藏行的序号，就不在 Max 函数的自增范围内了。
使用了 AGGREGATE 函数后，如下图所示，你可以随意地筛选表格，序号会随着筛选动态更新。
筛选后序号会自动更新
以上，就是关于 Excel 序号的相关小技巧。希望你在实际运用中，能够灵活地举一返三。如果还有实际场景中遇到的在 Excel 中标记序号的问题，也不妨在评论中留言来交流讨论。
5
从需求和场景说起
静态序号的处理技巧
动态序号的处理技巧
#Office#技巧
116
没有评论:
发表评论